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Interview

Nach jüngsten Aussagen des DIN ist mit der Veröffentlichung der DIN 31644 im 1. Quartal 2012 zu rechnen.

Weitere Information sind einer Pressemitteilung des Deutschen Verbändeforums zu entnehmen.

Der Projektleiter der KVH, Herr Philipp-Alexander Rank, gibt Hinweise zum Projekt.

Sie finden uns auf dem Gemeinschaftsstand unseres Dachverbandes VOI in Halle 3.

Als Consultec nehmen wir darüber hinaus aktiv an verschiedenen Veranstaltungen und Diskussionsrunden teil; so legen wir Ihnen etwa den Vortrag unseres Kollegen Peter Luzar am 8.3.2012 (11:30-12:00 Uhr) auf dem VOI-Forum ans Herz: “Aus der Compliance-Praxis – ein Wiki als Nachweisrahmen zur Revisionssicherheit”. Er berichtet hier über eine praxisnahe, innovative Lösung, die wir im Rahmen unserer Projektarbeit entwickelt haben – und die die Unternehmen in die Lage versetzt, mit überschaubaren Ressourcen ihren Nachweispflichten beim Herstellen und Bewahren von IT-Compliance nachzukommen.

Die Competence Center (CC) des VOI spiegeln die Entwicklungen im Bereich des Content- und Dokumenten-Managements der vergangenen Jahre wider. Manche von ihnen bestehen seit Jahren und unterstreichen damit die kontinuierliche Relevanz von Themen wie „Steuern und Recht“ oder Postbearbeitung. Andere sind erst kürzlich dazu gekommen – wie beispielsweise „ECM in the Cloud“ – um möglichst frühzeitig bei Anwendern für herstellerneutrale, sachliche Informationsmöglichkeiten zu sorgen. Zusammengenommen ergibt sich eine große Bandbreite unterschiedlichster Aspekte, die für das Informationsmanagement in Unternehmen relevant sind oder sein können – je nach Geschäftsfeld. Entsprechend haben Besucher der diesjährigen DMS EXPO umfassende Auswahlmöglichkeiten unter vielfältigen Vorträgen, die einen Einblick in die Arbeit der engagierten Competence Center geben.

Als aktuell diskutiertes Thema ist die „Cloud“ in einem großen Teil der IT-Bereiche zu finden. Daher stellt auch das CC ECM in the Cloud am ersten Messetag auf dem VOI-Forum seine gewonnenen Erkenntnisse zu Nutzen und Risiken von Enterprise Content Management in der Cloud vor. Mit Vorträgen rund um die Rechnungsverarbeitung greift das CC Steuern und Recht ein Thema auf, das derzeit von höchster Aktualität in vielen Unternehmen ist und immer wieder einen erheblichen Informationsbedarf erkennen lässt.

Auch im Bereich der ECM-/DMS-Standards und -Normen steht die Zeit ganz und gar nicht still: Hier sorgen Neuerungen bei Formaten wie PDF/A-2 oder auch PDF/VT und PDF/UA für Diskussionsstoff; zusätzlich geht es unter dem Oberbegriff der Compliance um Sicherheit durch Standards wie die etablierten, aber auch neuen Entwicklungen angepassten Prüfkriterien der PK-DML von VOI und TÜViT.

Der zweite Forumstag schlägt einen Bogen von der Postbearbeitung über Input- und Output-Management bis hin zum E-Mail-Management. Hier gibt es grundlegende Informationen zu den Nutzenpotenzialen einer Posteingangslösung, den Nahtstellen zum Output-Management, z.B. durch die Nutzung intelligenter Response-Lösungen, aber auch sehr fokussierte Beiträge, wenn es z.B. um hochvolumigen Transaktionsdruck geht. Das CC E-Mail-Management stellt darüber hinaus E-Mails als Bestandteil von Geschäftsprozessen und eines ganzheitlichen Informationsmanagements in den Mittelpunkt seiner Vorträge.

Der dritte Forumstag wird gestaltet von den CCs CRM, Elektronische Signaturen und Business Collaboration. Interessenten erfahren, wie sich die Einbindung ein- und ausgehender Dokumente in Vertriebs- und Kundenserviceprozesse auswirken kann und welche technischen Möglichkeiten heute die Arbeit dabei erleichtern. Auch das CC Elektronische Signaturen greift in seinen Vorträgen wichtige Anliegen in Unternehmen auf. Unter anderem geht es darum darzulegen, wie durch den Einsatz elektronischer Signaturen Prozesse optimiert werden können bzw. welche Nutzenpotenziale im Kontext von ECM und DMS vorhanden sind.

Das komplette Vortragsverzeichnis ist ist hier abzurufen.

Dabei wurde ein Governance-Modell entwickelt, das ein einheitliches Framework auf Basis der Norm ISO/IEC 27001 und der „Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen“ (PK-DML) für die nach den GoBS* zu erstellende Dokumentation der dokumentenbezogenen Prozesse vorgibt. Es ermöglicht, eine über die relevanten Arbeitsabläufe hinweg durchgängige und gleichwohl effiziente Nachweiskette für den compliancegerechten Umgang mit Dokumenten und Daten unter Berücksichtigung der Schnittstellen zwischen den zahlreichen Unternehmensteilen zu erhalten und zu pflegen.

Und: Die in die Lösung eingebettete konzernübergreifende Verfahrensdokumentation wurde in Form eines Intranet-basierten Wikis konzipiert, bei dem sich die Verantwortlichen (z.B. Vorstand, Revision) auf einer Übersichtsseite („Dashboard“) jederzeit über den aktuellen (oder eben nicht aktuellen) Stand informieren können.

*GoBS – Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme

Unter dem Kürzel “EAI” (Enterprise Application Integration) ist übrigens eine IT-Infrastruktur zur (gesicherten) Kopplung von Systemen zu verstehen, die prinzipiell ganz unterschiedliche Anwendungssysteme verbinden hilft. Dabei werden u.a. dedizierte Monitoring-/Überwachungsmechanismen für die Überwachung der Datenübertragungen eingesetzt.

Sie möchten mehr darüber erfahren? Wir freuen uns auf Ihren Anruf oder Ihre Mail!

Folgende Themenbereiche werden darin behandelt:

• Allgemeine Regelungen und Standards (national und international)
• Weitere Compliance-Regularien
• ECM-relevante Standards im Public Sector
• Dateiformate, Grafikformate
• Formate für Metadaten
• Schnittstellen- und Architekturstandards
• Speichersysteme
• Standards und Formate im Umfeld digitale Signaturen
• Prozess- und Workflow-Standards
  Rufen Sie hierfür diesen Link auf und navigieren Sie im Wiki gezielt zu den Sie interessierenden Themen!

Mittwoch, 27. Oktober 2010
Verbesserung des Inputmanagements durch optimierten Output
Bei der Bearbeitung des Posteingangs können dort eingesetzten Systeme für eine hohe Automatisierungsquote sorgen. Da die Qualität des Inputs ein wesentlicher Einflussfaktor für die Automatisierungsquote ist, zeigt der Vortrag, wie eng Input- und Outputmanagement verknüpft werden können, um die Prozesse im Inputmanagement zu optimieren.
Referent: Herr Dipl.-Ing. Peter Manias (Geschäftsführer der Consultec)

Beide Vorträge werden in der Zeit zwischen 13 und 15 Uhr gehalten (bitte genauere Ankündigung vor Ort beachten).

In einem gerade abgeschlossenen Projekt ging es darum zu klären, unter welchen Voraussetzungen man ein längst abgelöstes, aber GDPdU-relevantes Abrechnungssystem noch vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht abschalten kann.
Diese Frage beantwortete Consultec zusammen mit der Kassenärtzlichen Vereinigung Nordrhein (KVNO). Nach Ausführung der erforderlichen Schritte – qualitätsgesichert durch den Revisionsverbandes ärztlicher Organisationen – konnte das Altsystem nun ganz wörtlich in den verdienten Ruhestand geschickt werden. Und die KVNO spart für mehrere Jahre entsprechende Lizenz- und Wartungsgebühren.

Fragen Sie uns, wenn auch bei Ihnen ein System stillgelegt werden und die entsprechenden Daten weiter zur Verfügung stehen sollen – sei es “einfach” revisionssicher in einem digitalen Archiv abgelegt oder aber in ein Folgesystem überführt.

Referent: Herr Peter Manias (Geschäftsführer der Consultec)

25. und 26. August in Stuttgart

An den beiden Konferenztagen wird zu folgenden Themen vorgetragen:

*Postmanagement in der Praxis und
Umsetzungskonzepte und Praxiserfahrungen*

Im Einzelnen geht es um folgende Felder:

De-Mail, Online-Brief und Elektronischer Ausweis
Benchmarking und Kennzahlenmanagement
Input-/Outputmanagement
Inhouse Print
Transpromo-Mails
Erfolgreiches Dokumentenmanagement
Brennpunkt Mindestlohn und Umsatzsteuer
Auswahl von Postdienstleistern im Jahr 2010

Gemeinsam mit unseren Kunden haben wir in der jüngeren Vergangenheit nochmals verstärkt und gezielt derartig fachspezifische Lösungen realisiert, die unseren Kunden klar umrissene, auf sie abgestimmte, effiziente Prozesse bieten. Hierzu gehören beispielsweise ECM-/DMS-Lösungen bei Bauunternehmen für komplexe Bauprojekte, die die Bereitstellung von Dokumenten in sog. “virtuellen Projekträumen” ermöglichen sowie den prinzipiell weltweiten Zugriff unter Berücksichtigung verfügbarer Netz-Bandbreiten. Nicht zuletzt wird dabei auch auf eine lückenlose revisionssichere Dokumentation geachtet, die auf die verschiedenen Phasen der Bauwerke zugeschnitten ist (Planung, Errichtung, Betrieb und ggf. Rückbau). Im nachfolgenden Atrikel erfahren Sie mehr zu diesem Projektthema.

Weitere unserer spezifischen Lösungen seien kurz angerissen: Sie betreffen Optimierungen für Prozesse bei international agierenden Logistikunternehmen (Fokus: effiziente Unterstützung von Fracht- und Dienstleistungsprozessen) oder etwa die Kopplung von Geographischen Informationssystemen (GIS) an Dokumentenmanagement-Systeme (“raumbezogenes DMS”); weiterhin: Organisations- und IT-Lösungen für das Gesundheitswesen, für das wir Vorhaben realisiert haben, die effiziente Verwaltungsprozesse zwischen Abrechnungstellen der Bundesländer und den Ärzten erlauben.

Nutzen Sie unseren Kompetenzvorsprung in diesen Branchenfeldern – wir unterstützen Sie gern bei der Umsetzung Ihrer spezifischen Anforderungen und freuen uns auch hier auf Ihre Anfrage!

Die Consultec gehört inzwischen zu den führenden Beratungshäusern für Compliance-Themen im ECM-/DMS-Umfeld. So erarbeiten unsere Mitarbeiter

• die Vorgaben zur Abnahme und Zertifizierung dokumentenbezogener Prozesse (wir sitzen u.a. gemeinsam mit dem TÜViT im Lenkungsgremium für die Erarbeitung und Fortentwicklung damit zusammenhängender Prüfkriterien),

• stimmen die Vorgehensweisen und Inhalte für Abnahmen mit den betroffenen unternehmensinternen Bereichen und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften ab,

• bereiten diese Verfahren vor, begleiten sie und dokumentieren die Ergebnisse.
  

  Unsere Unterstützung bei Abnahmen bezieht sich übrigens nicht nur auf neu eingerichtete Prozessabläufe und/oder IT-Lösungen, sondern auch auf bereits vorhandene.

Im Sinne der Compliance-Notwendigkeiten schaffen wir für Sie gezielte und vom Aufwand her ausgewogene Prüf- und Nachweisverfahren. Wir erläutern Ihnen gern unsere in verschiedenen Branchen realisierten Wege zur Einhaltung einer Corporate Compliance.

“Ziel ist es, die Basis für mehr Eigenverantwortung und effizientere Abläufe zu schaffen sowie Wege zu Hafenwirtschaft und Politik zu verkürzen. Innerhalb der neuen Unternehmensbereiche werden zahlreiche neue Akzente gesetzt. …

Unter anderem werden alle Aufgaben der Unternehmens- und Hafenstrategie sowie der Kommunikation und des Marketings in einem Unternehmensbereich zusammengeführt. Hierzu gehört auch der Aufbau eines Wissensmanagements. …

Ein weiterer Kernpunkt der Veränderung betrifft den Aufbau der neuen Einheit „Immobilienmanagement“. Diese vereint und stärkt die Kompetenzen des Hauses durch die Verknüpfung der kaufmännischen und vertraglichen Aufgaben mit dem zugehörigen technischen Anlagenmanagement. Ziele sind die Steigerung der ganzheitlichen Kompetenz zur Vermarktung, Bewirtschaftung und Entwicklung des Immobilienbestandes und die langfristig effizientere Nutzung dieser knappen Ressource des Hafens. …

Eine wesentliche Veränderung im Rahmen der HPA-Umstrukturierung ist die Trennung von Projekten und Betrieb. Bis Mitte 2009 sollen die Voraussetzungen dafür geschaffen werden, die Lösungsszenarien für dringende Verkehrs- und Umstrukturierungsprojekte zur Kapazitätsanpassung des Hafens zu entwickeln und umzusetzen. Der Betrieb der Hafeninfrastruktur soll unabhängig von den Projekten die eigentliche Kernaufgabe der HPA sicherstellen.”

Quelle: HPA-News, Vol. 3/2008

Im Sinne der E-Government-Strategie der Stadt wurde das Dokumentenmanagement nicht allein als technische Bereitstellung eines IT-Systems geplant, sondern als Prozessoptimierung mit technischer und organisatorischer Umsetzung.

In der Zeitschrift Kommune21 (Vol. 2/2009, www.kommune21.de) wird über den Projektverlauf berichtet. Der Artikel ist hier als PDF-Datei abrufbar.

Consultec unterstützt mehrere namhafte, teils weltweit tätige Unternehmen der Bauindustrie bei der Einführung derartiger Lösungen. Wichtig ist bei der Konzeption und Realisierung dieser Vorhaben

• vor allem die projektspezifische Flexibilität der Ablagestrukturen bei gleichzeitiger Transparenz für das interne Wissensmanagement – damit in großen Projekten ausreichend differenziert abgelegt werden kann und sich die Dokumente kleinerer Projekte nicht in riesigen Standard-Ablagestrukturen der “großen Projekt-Brüder” verlieren sowie

• insbesondere auch die Integration mit virtuellen Projekträumen für ein Internet-basiertes Bauprojektmanagement, eine partizipative Bauplanung sowie ein verteiltes, effektives Arbeiten
  
  
  

  Als DMS-/ECM-Spezialisten für die Bauwirtschaft freuen wir uns auf Ihre Anfrage und erläutern Ihnen gern unsere Lösungsansätze!

Sie bilden den allgemeinen Rahmen der Anforderungen, der für eine konkrete technische Archivierungslösung zu interpretieren und zu detaillieren ist. Die vom VOI veröffentlichten Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen (PK-DML) stellen hierbei einen übergreifenden Vorschlag für eine entsprechende Konkretisierung dar.

In der hier vorliegenden aktualisierten Fassung wurden diese Merksätze präzisiert, thematisch ergänzt und kommentiert, so dass Anwender diese als Grundlage für die interne Umsetzung verwenden können. Hierbei ist dann noch neben einer Detaillierung, auch die Ergänzung um weitere spezifische Regelungen erforderlich – beispielsweise die Berücksichtigung länder- und/oder branchenspezifischer Aspekte.

Hier nun die aktualisierten Merksätze:

1. Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisations-internen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

Dieser Merksatz beschreibt das übergreifende Ziel jeder Archivierung: die verlässliche und rechts-konforme Aufbewahrung von Dokumenten in geregelter Weise. Er betont, dass die konkrete Ausgestaltung einer Archivierungslösung immer auch von den speziellen Anforderungen der jeweiligen Einsatzumgebung abhängt. Diese Anforderungen ergeben sich aus gesetzlichen und sonstigen rechtlichen Vorschriften wie auch aus den Regeln, die sich der Betreiber selbst gegeben hat.

2. Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.

Dieser Merksatz hebt darauf ab, dass alle benötigten Dokumente vollständig erfasst und im Archiv abgelegt werden müssen. Nur so können gesetzliche Dokumentationsanforderungen erfüllt und Vorgänge später lückenlos nachvollzogen werden.

3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.

Dieser Merksatz entspricht zum einen dem Prinzip der zeitnahen Verarbeitung und Ablage von Dokumenten. Zum anderen gewährleistet ein elektronisches Archivsystem die Vollständigkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Dokumente in der Regel auf einem deutlich höheren Sicherheitsniveau im Vergleich zu den anderen Prozessschritten der Dokumentenerfassung und –bearbeitung. Daher empfiehlt sich eine möglichst frühe Archivierung.

4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.

Dieser Merksatz spiegelt die Forderung wider, dass ein archiviertes Dokument dem Original zu jedem Zeitpunkt in beweissicherer Art entsprechen muss. Je nach Dokumentenart und Einsatzzweck kann es sich dabei um eine inhaltliche Identität oder aber um eine bildliche Übereinstimmung mit einem Papieroriginal oder einem elektronischen Originaldokument handeln.

5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.

Dieser Merksatz dient dem Schutz vertraulicher Informationen (Geschäftsgeheimnisse) sowie der Einhaltung der Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten (Datenschutz). Zu diesem Zweck ist ein entsprechendes Berechtigungskonzept umzusetzen.

6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.

Dieser Merksatz stellt auf das Verfügbarmachen archivierter Dokumente in angemessener Zeit ab. Die maximal tolerierbare Zeit für Suche und Reproduktion leitet sich sowohl aus dem jeweiligen Stand der Informationstechnologie ab, als auch aus dem Kontext, in dem das Dokument bereitgestellt werden soll.

7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden.

Dieser Merksatz fordert die Verfügbarkeit der Dokumente während des gesamten Aufbewahrungszeitraums. Der tatsächliche Zeitpunkt der Löschung abgelaufener Dokumente ergibt sich dann aus rechtlichen Vorschriften (wie z.B. Datenschutz) und aus technisch-organisatorischen Erwägungen (Minimierung des Aufwands).

8. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.

Dieser Merksatz entspricht dem „Radierverbot“ in der Buchführung. Er fordert, dass nachträgliche Änderungen erkennbar sind und dass der ursprüngliche Zustand während der gesamten Aufbewahrungszeit ermittelt werden kann.

9. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständiger Dritten jederzeit geprüft werden.

Dieser Merksatz zielt auf den Nachweis, dass die Archivierungslösung beim jeweiligen Betreiber tatsächlich im Sinne all dieser Merksätze im Einsatz ist. Für diesen Nachweis ist einerseits eine Verfahrensdokumentation unverzichtbar, andererseits muss stets der ordnungsmäßige laufende Betrieb überprüfbar sein (z.B. anhand von Systemprotokollen).

10. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.

Dieser Merksatz resultiert daraus, dass die Innovationszyklen der im Archivsystem eingesetzten Hard- und Software meist sehr viel kürzer sind als die Aufbewahrungszeiten der Dokumente. Während der Aufbewahrungszeit kommt es also praktisch immer zu Änderungen am Archivsystem (vom Austausch einzelner Geräte bis hin zur Migration des kompletten Archivbestands in ein vollkommen anderes technisches System). Bei derartigen Migrationsmaßnahmen müssen sämtliche aufgeführten Grundsätze beachtet werden. Insbesondere sind die Änderungen und Maßnahmen der Migration sorgfältig zu dokumentieren, so dass deren Ordnungsmäßigkeit während der Aufbewahrungsfrist der migrierten Dokumente überprüfbar ist.

Bei der Einhaltung dieser Anforderungen steht Ihnen die Consultec als ausgewiesen kompetenter Partner im Bereich Compliance gern beiseite.

In der Studie wird nachgewiesen, dass “nur wenige deutsche Unternehmen E-Mails den rechtlichen Anforderungen entsprechend archivieren”.

“Der Anteil der rechtlich einwandfrei archivierenden Unternehmen liegt je nach Unternehmensgröße bei unter sechs Prozent (bis 500 Mitarbeiter), bei ca. zwölf Prozent (500-1.000 Mitarbeiter) bzw. bei gerade einmal etwa 22,4 Prozent in großen Unternehmen mit 1.000-2.000 Mitarbeitern sowie bei 20,9 Prozent in sehr großen Firmen mit 2.000-5.000 Mitarbeitern.”

Die rechtlichen Anforderungen sind jedoch klar: Steuerlich relevante E-Mails sind digital zu archivieren – in der Regel über sechs oder zehn Jahre. Zudem ist es unabdingbar, auch andere E-Mail-Inhalte (beispielsweise mit vorgangsbezogenen juristisch relevanten Informationen) über längere – teils sehr lange – Zeiträume hinweg revisionssicher abzulegen.

Fazit: Um bei der Archivierung von E-Mails rechtlich adäquat zu agieren – also den Anforderungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), der Abgabenordnung und des Handelsgesetzbuches zu genügen – sollten Unternehmen alle eingehenden und ausgehenden E-Mails vollständig und nachweislich unverändert und unveränderbar elektronisch archivieren.

Consultec unterstützt Sie bei einer Compliance-konformen digitalen Ablage ihrer E-Mails – wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Die PK-DML sind ein seit Jahren etabliertes Standardwerk des VOI. Der aus der Praxis abgeleitete Kriterienkatalog ist in vielen Unternehmen und bei Beratern im Einsatz. Das Buch dient als Basis für den Nachweis eines revisionssicheren Umgangs mit Dokumenten und Daten bei Dokumenten- und Enterprise Content Management-Lösungen.

Der aktuelle Band in der 3. Auflage wurde vollständig und solide überarbeitet und um aktuelle Themen erweitert. Neu sind beispielsweise Themen wie elektronische Sig- naturen, der Umgang mit geschäftlichen E-Mails, Teilzertifizierungen und Outsourcing. So bilden die PK-DML einen wichtigen Baustein, um Betriebs- und Haftungsrisiken zu minimieren und um Gesetze und Rechtsvorgaben zu erfüllen, die sich z. B. aus Compliance-Anforderungen ableiten.

Das 80 Seiten umfassende Werk richtet sich in erster Linie an Führungskräfte in Unternehmen und IT-Mitarbeiter jeder Branche sowie an Unternehmensberater, Hersteller und Systemintegratoren im Enterprise Content- und Dokumentenmanagement-Umfeld.

Das Buch kann zum Preis von 50,- Euro zuzüglich Versandkosten im Internet-Shop des VOI (www.voi.de) bestellt werden.

ISBN 978-3-932898-17-4