Welcher Workflow ist der Beste?
In Projekten zur Rechnungseingangsbearbeitung werden mehrere anspruchsvolle Funktionen miteinander verbunden:
Die Erfassung der Rechnungen und Erkennung ihrer Inhalte, die Bereitstellung von Referenzdaten (Kreditoren, Bestellinformationen), die digitale Archivierung der Rechnungen und ihrer Anhänge, die Steuerung der Prüfung und Freigabe der Rechnungen sowie die Buchung der Rechnungen.
Bei den meisten dieser Funktionen ist schnell klar, welche Softwaresysteme hierfür eingesetzt werden. Spannend wird es oft bei der Frage, welches Workflowmanagementsystem für die Eingangsrechnungen zum Einsatz kommen soll. Für einen Rechnungsworkflow haben fast alle Anwendungen mit Workflow, einen „Standard“. Welches davon soll nun aber für den eigenen Rechnungseingangsworkflow genutzt werden? Nachfolgend werden schlaglichtartig ein paar Kriterien wiedergegeben, die für die Entscheidung relevant sind oder sein können:
- Workflow im ERP? Insbesondere für die Integration von Bestellinformationen und die Bearbeitung von Mengen- und Preisdifferenzen sowie auch für den Übergang zur Buchung scheint ein im ERP integrierter Workflow die erste Lösung zu sein. Doch, werden die Module (Bestellung, Rechnungswesen) im Haus so betrieben, dass die erwartete hohe Integration wirklich besteht? Bei historisch gewachsenem Einsatz der verschiedenen ERP-Module kann es da nur mit deutlichem Aufwand zu überwindende Hürden geben. Auch sind große ERP-Systems wie SAP & Co. oft weniger flexibel, wenn man individuelle „Schleifen“ in den Standardworkflow einbauen muss.
- Workflow im DMS? Eingangsrechnungen sind Dokumente, die digital auf die interne Reise geschickt werden sollen. Was liegt da näher, als das im DMS integrierte Workflowsystem für die Eingangsrechnungen zu nutzen? Für die Anwender kann die Integration von Eingangspost und Workflow-Aufgaben durchaus hilfreich sein. Weiterer Vorteil hierbei: Der Einsatz für weitere Workflows ist nicht auf Prozesse begrenzt, die unmittelbar mit dem ERP zu tun haben.
- Workflow im Erfassungssystem? Auch leistungsstarke Erfassungssysteme bieten ein integriertes Workflowsystem, gerade für Eingangsrechnungen. Hier kann ein nahtloser Übergang von der Erkennung und Validierung zum Workflow geschaffen werden, der u.U. sogar eine Rückkehr aus dem Workflow in die Erkennung ermöglicht, wenn z.B. der Kreditor falsch identifiziert wurde. Aber auch beim Workflow im Erfassungssystem gilt: Was ist mit Prozessen, bei denen eine Inhaltextraktion gar nicht relevant ist?
Ergeben die genannten Kriterien eine klare Antwort?
Oft sind sogar übergeordnete Kriterien die entscheidenden:
- Welche strategischen Vorgaben sind für die Entscheidung und die Softwareauswahl zu berücksichtigen?
- Wie sind die bisherigen Erfahrungen mit den Systemintegratoren der möglichen Workflowsysteme?
- Eingangsrechnungen sind häufig der Einstieg für Workflow im Unternehmen. Aus den obigen Überlegungen wurde deutlich, dass man für eine Entscheidung über diesen Horizont hinaus blicken sollte. Welche Aufgaben will man zukünftig noch mit einem Workflow verse-hen?
- Insbesondere, wenn die Workflows im Haus administriert werden sollen, lohnt sich ein „Blick unter die Haube“ der Systeme: Wie gut lässt sich das jeweilige System administrieren? Wie komfortabel lassen sich die Workflows erstellen und weiter pflegen?
Auch wenn es nicht möglich ist, eine pauschale Antwort auf die Frage zu geben, welches Workflowsystem zum Einsatz kommen sollte, so können Sie versichert sein: Consultec unterstützt Sie gerne bei der Entscheidung. Sprechen Sie uns an.
