Eine Erzählung vom FeRD
Eines der wichtigsten Elemente der Kommunikation in der Wirtschaft sind Rechnungen. Alle Beteiligten haben ihre speziellen Anforderungen an den Inhalten dieser Dokumente: Der Rechnungssteller möchte seine Rechnungen schnell und mit wenig Aufwand erzeugen und damit dem Adressaten ein schnelles Zahlen ermöglichen. Der Empfänger will die Rechnung auf einfache Weise dem Kreditor und der zugehörigen Bestellung zuordnen, um zu überprüfen, ob die Rechnung berechtigt ist. Und das ebenfalls möglichst rasch, um zu erkennen, bei welchen Rechnungen sich hinsichtlich des Skontos ein schnelles Zahlen lohnt. Das Finanzamt hat das Interesse, die steuerlichen Nachprüfungen anhand der Rechnungen möglichst effizient zu ermöglichen. Alle diese Anforderungen können umso mehr und zuverlässiger erfüllt werden, wenn die Rechnungen mit den darin befindlichen Daten digital übertragen werden.
In Deutschland gibt es zwei wesentliche Neuerungen, mit denen der Effizienzgewinn durch elektronische Rechnungen endlich erzielt werden kann:
- Mit dem „Steuervereinfachungsgesetz 2011“ wurde vom Gesetzgeber rechtliche Klarheit für die Verwendung elektronischer Rechnungen geschaffen. Das Versenden und Akzeptieren ohne qualifizierte digitale Signatur ist nun mit hinreichender Rechtssicherheit möglich.
- Im November dieses Jahres verabschiedete das „Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)“ einen Standard für die PDF/A-basierte Gestaltung von Rechnungen. Das Wesentliche dabei: Alle Rechnungsdaten können mit diesem Standard xml-codiert in der PDF/A-Datei mitgegeben und beim Adressaten direkt ausgelesen werden.
Die standardisierten XML-Daten in der PDF/A-Datei ermöglichen es dem Adressaten, die Rechnungsdaten mit nahezu 100%iger Sicherheit auszulesen und automatisch an den Prüfungsworkflow oder das Beschaffungs- oder Finanzbuchhaltungssystem weiterzuleiten. Damit sind erhebliche Effizienzvorteile und Beschleunigungsmöglichkeiten für die Rechnungsbearbeitung zu erzielen.
Ein Rechnungssteller könnte sich allerdings fragen: Er schreibt doch schon alle geforderten und wichtigen Informationen in die Rechnungen. Weshalb soll er den Aufwand betreiben, diese auch noch in xml zu codieren und mit zu versenden? Der Vorteil für ihn liegt darin, dass er mit den technisch verwendbaren Rechnungsdaten gezielt erreichen kann, dass die korrekten Inhalte in den Verwendungszweck der Zahlungen eingetragen werden. Das wird bei größeren Kunden hinlänglich funktionieren. Sobald Standardanwendungen für das Online-Banking das Auslesen von PDF/A-Rechnungen bieten, wird das fehleranfällige „Abschreiben“ des Verwendungszwecks durch eine automatische Übernahme aus den Rechnungsdaten ersetzt und beim Kreditor die Fehlerrate bei der automatischen Zuordnung der Zahlungseingänge deutlich verbessert. Es entstehen Vorteile für beide Seiten.
Noch ist der FeRD-Standard, der auch im europäischen und internationalen Rechnungsverkehr einsetzbar wird, nicht in Kraft. Consultec macht sich aber bereits Gedanken, wie diese neue Möglichkeit zukünftig in die Verfahren zur Rechnungseingangsbearbeitung konkret integriert werden kann – damit FeRD (dieser Vergleich liegt einem ja auf der Zunge) keine Erzählung vom Pferd ist. Mehr zum Thema FeRD finden Sie unter www.ferd-net.de.
