Consultec - Dr. Ernst GmbH - Studie deckt gravierende Mängel bei E-Mail-Archivierung in Unternehmen auf

Studie deckt gravierende Mängel bei E-Mail-Archivierung in Unternehmen auf

Eine aktuelle Studie zum Thema "E-Mail-Archivierung" belegt, dass zentrale rechtliche Vorschriften zur Archivierungsdauer, zur Unveränderbarkeit von E-Mail-Dokumenten und zu geeigneten Speicherformen in weiten Teilen der repräsentativ befragten Unternehmen nicht hinreichend umgesetzt werden (Quelle: Pestel-Institut: E-Mail-Archivierung - Stand der Aktivitäten und Kenntnisse zum Thema in deutschen Unternehmen. - Studie im Auftrag der antispameurope GmbH, 2008).

In der Studie wird nachgewiesen, dass "nur wenige deutsche Unternehmen E-Mails den rechtlichen Anforderungen entsprechend archivieren".

"Der Anteil der rechtlich einwandfrei archivierenden Unternehmen liegt je nach Unternehmensgröße bei unter sechs Prozent (bis 500 Mitarbeiter), bei ca. zwölf Prozent (500-1.000 Mitarbeiter) bzw. bei gerade einmal etwa 22,4 Prozent in großen Unternehmen mit 1.000-2.000 Mitarbeitern sowie bei 20,9 Prozent in sehr großen Firmen mit 2.000-5.000 Mitarbeitern."

Die rechtlichen Anforderungen sind jedoch klar: Steuerlich relevante E-Mails sind digital zu archivieren - in der Regel über sechs oder zehn Jahre. Zudem ist es unabdingbar, auch andere E-Mail-Inhalte (beispielsweise mit vorgangsbezogenen juristisch relevanten Informationen) über längere - teils sehr lange - Zeiträume hinweg revisionssicher abzulegen.

Fazit: Um bei der Archivierung von E-Mails rechtlich adäquat zu agieren - also den Anforderungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), der Abgabenordnung und des Handelsgesetzbuches zu genügen - sollten Unternehmen alle eingehenden und ausgehenden E-Mails vollständig und nachweislich unverändert und unveränderbar elektronisch archivieren.

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