Welcher Workflow ist der Beste?

In Projekten zur Rechnungseingangsbearbeitung werden mehrere anspruchsvolle Funktionen miteinander verbunden:

Die Erfassung der Rechnungen und Erkennung ihrer Inhalte, die Bereitstellung von Referenzdaten (Kreditoren, Bestellinformationen), die digitale Archivierung der Rechnungen und ihrer Anhänge, die Steuerung der Prüfung und Freigabe der Rechnungen sowie die Buchung der Rechnungen. Hierfür stehen die „Zuständigkeiten“ der Anwendungen fest.

Spannend wird es jedoch oft bei der Frage, welches Workflowmanagementsystem für die Eingangsrechnungen zum Einsatz kommen soll. Viele der größeren Standardanwendungen bieten auch eine Workflow-Komponente. Welcher Workflow ist also der Beste? Der im ERP, im DMS oder im Erfassungssystem?

Consultec kennt hierfür die richtigen Fragen, um mit Ihnen die beste Lösung zu ermitteln.

Optimierte Prozesse für die digitale Rechnungseingangsbearbeitung

Bereiten auch Ihnen langwierige und ressourcenintensive Prozesse in der Bearbeitung von Papierrechnungen vermehrt Kopfschmerzen? Effizienzverbesserung und Steigerung der Prozessqualität bei diesem Thema stehen auch im kommenden Jahr auf der Agenda von Unternehmen aller Größenklassen. Vortrieb geben dem Thema aktuell neue Ansätze zum Austausch elektronischer Rechnungen nach dem Wegfall der Notwendigkeit zur Verwendung der elektronischen Signatur. Consultec bietet hier kompetente Beratung zum Einstieg in die digitale Rechnungseingangsbearbeitung.

Eine Erzählung vom FeRD

Eines der wichtigsten Elemente der Kommunikation in der Wirtschaft sind Rechnungen. Alle Beteiligten haben ihre speziellen Anforderungen an den Inhalten dieser Dokumente. In Deutschland gibt es zwei wesentliche Neuerungen, mit denen der Effizienzgewinn durch elektronische Rechnungen endlich erzielt werden kann:

• Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist das Versenden und Akzeptieren von Rechnungen ohne qualifizierte digitale Signatur mit hinreichender Rechtssicherheit möglich.
• Das „Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)“ hat einen Standard für die Speicherung von auslesbaren Rechnungsdaten in PDF/A-Rechnungen verabschiedet.

Auf dieser Grundlage sind erhebliche Effizienzvorteile und Beschleunigungsmöglichkeiten für die Rechnungsbearbeitung zu erzielen.

Konzernweites Kontrollsystem für ECM-/DMS-Compliance-Sicherheit

Wir haben für ein europäisches Versicherungsunternehmen die konzernübergreifende Implementierung eines Internen Kontrollsystems (IKS) entwickelt, das die Überwachung aller Compliance-relevanten Prozesse für den Umgang mit und die revisionssichere (Langfrist-) Archivierung von Dokumenten und Daten sicherstellt.

Consultec steht für kompetente ECM-/DMS-Compliance mit Augenmaß

Gerade auch im Bereich der Compliance - also bei der Erfüllung des gesetzlichen und internen Ordnungsrahmens eines Unternehmens - gilt es, "Balance zu halten". Diese Aufgabe ist durch eine Gratwanderung zwischen 'must' und 'nice to have' bestimmt, denn ihr zugrunde liegt ein Risikomanagement, bei dem stets Aufwand und Nutzen entsprechender Maßnahmen gegeneinander abzuwägen sind.

Korrektur an geplanter DIN 31644 (vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive) vorgenommen

Consultec hat im Rahmen des "Deutschen Instituts für Normung e.V." an der Neufassung der DIN 31644 "Information und Dokumentation - Kriterien für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive" mitgewirkt. Dabei bestand ein besonderer Fokus darin, im Sinne der Unternehmen eine deutliche Korrektur hinsichtlich der noch im Erstentwurf vorhandenen Einschränkungen für die gewerbliche Wirtschaft vorzunehmen.

Consultec unterstützt Hamburger Hafen bei IT-Strategievorhaben

Mit einem weitgehenden Umbau stellt sich der Hamburger Hafen auf zukünftige Aufgaben ein. Dabei wurden und werden historisch gewachsene Verwaltungsstrukturen in eine moderne, effiziente Managementorganisation überführt.

Consultec unterstützte dieses Strategievorhaben konzeptionell und in der Umsetzung.