KI Vision | Auf dem Weg zu einem neuen Wissensmanagement

Auch bei KI handelte es sich einige Zeit um einen Hype, ohne dass sich zumindest der Normalbürger vorstellen konnte, was denn eigentlich genau damit gemeint ist und welche Vorteile daraus entstehen können. Dies hat sich seit etwa 2017 stark verändert. KI hat sich von einem Hype zu einem realen Trend der Applikationsentwicklung auf unzähligen Gebieten gewandelt. Dies liegt an den mittlerweile vorhandenen äußerst innovativen KI-Modellen, den sog. "Transformer-Architekturen", sowie wesentlich höherer Rechenleistung der Computer.

So hat KI u.a. im Gesundheitswesen bemerkenswerten Einzug gehalten – nicht nur in Klinken, sondern z.B. in Hautarzt-Praxen, in denen moderne Hochleistungsscanner mit KI-Software für die Krebsfrüherkennung zum Einsatz kommen. Oder denken wir an Chat-Bots, die sich innerhalb weniger Monate zu den weltweit meistgenutzten KI-Apps entwickelt haben.

Und auch der Begriff Wissensmanagement darf nun guten Gewissens wieder benutzt werden, da durch KI eine völlig neue Qualität der Wissensaufbereitung erreicht wird. Und dabei stehen wir erst am Anfang.

Denn schon jetzt lässt sich absehen: In nicht allzu ferner Zukunft wird es keine klassische Dokumentenablage mehr geben. Stattdessen werden wir mit dialogfähigen KI-Wissenssystemen arbeiten, die zu jeder Zeit und aus jedem führenden IT-System in den Unternehmen alle Inhalte in einem Wissenspool vorhalten, auswerten, mit eindeutigen Quellangaben belegen und auf Wunsch um fundierte Entscheidungsvorschläge ergänzen können.

KI wird so den Umgang mit Informationen, insbesondere auch Dokumenten, in den nächsten zehn bis fünfzehn Jahren noch einmal grundlegend verändern.

Vom Speichern zum Verstehen

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), MS SharePoints oder gar Windows-Ordner sind derzeit vor allem reine Ablageorte von Dokumenten und Dateien. Darin sorgen die Anwender durch die Vergabe von (oft manuell) zu vergebenden Metadaten und/oder Ordnerbenennungen für eine oberflächliche Sortierung und gewisse Voraussetzungen für – ebenfalls weitgehend manuell angestoßene – Suchmöglichkeiten.

Langfristig wird es jedoch keine reinen „Ablagesysteme“ mehr geben, sondern Wissensräume, die sich prinzipiell auf den gesamten Dokument- und Datenbestand eines Unternehmens beziehen und – je nach fachlichem Kontext – auch darüber hinaus herangezogen werden können. So werden künftig etwa bei Bauvorhaben auch stets aktuelle regulatorische gesetzliche Vorgaben oder auch Daten von Unterauftragnehmern in den Wissensbestand einbezogen. Und ein Vertrag, eine E-Mail und ein Protokoll werden automatisch als zusammengehörig zu einem Thema oder Themenausschnitt erkannt, auch wenn sie in verschiedenen Ablagebereichen liegen. Sitzungsdokumente und Tagesordnungen können ebenfalls automatisch zusammengestellt und an Teilnehmer digital verteilt oder in einem Datenraum bereitgestellt werden – und zwar so, dass IT-Sicherheit und Datenschutz gewährleistet sind.

KI wird mittels leistungsfähiger Sprachmodelle dazu beitragen

• Inhalte semantisch zu "verstehen" (nicht nur Schlagwörter, sondern Textpassagen),

• Zusammenhänge zwischen Dokumenten zu erkennen und damit

• implizites Wissen für die Anwender aggregiert zusammenzustellen und ggf. mit weiterführenden Hinweisen und Fragestellungen qualitativ anzureichern

Von manuellen zu automatischen Strukturen und dem Abschaffen von Ordnungskriterien

Über Jahrzehnte hinweg mussten sich die Anwender Dokumente und Dateien in eigenen Ordnerstrukturen ablegen, um so eine gewisse Ordnung in die Ablage zu bekommen und Orientierung für spätere Suchen zu bewahren. Eine Krücke, die mit enormem Zeitaufwand verbunden war und ist – und die dennoch sehr unzuverlässig ist. Wer weiß schon genau, ob eine Datei nicht noch in einer neueren Version in einem ganz anderen Ordner abgelegt ist?

In Dokumentenmanagementsystemen ist dieses Manko oftmals auch nicht behoben. Es steht und fällt mit der Konzeption und Realisierung eines für den jeweiligen fachlichen Kontext erforderlichen Datenmodells, das u.a. die Grundlage für die Vergabe von Metadaten zu jedem abgespeicherten Dokument bildet, um Dokumente womöglich auch nach Jahrzehnten noch wiederzufinden und anzeigen lassen zu können. Eine sinnvolle Ergänzung bieten seit einigen Jahren KI-Erweiterungen mittels Volltextindexierungen aller Dokumente eines DMS, die sog. "Ähnlichkeitssuchen" erlauben. Dabei werden unscharfe Suchen möglich (sog. "Fuzzy Searchs"), die sich nicht nur auf exakt passende Begriffe beziehen, sondern auch ähnliche oder leicht abweichende Schreibweisen liefern. Fuzzy Logic oder Fuzzy Searchs bieten so eine gewisse Hilfe, sind aber noch nicht der Weisheit letzter Schluss.

Daher wird die neue Dokumentenwelt komplett anders aussehen. In einigen Jahren werden wir Dokumente und andere Dateien nicht mehr in Ordnerstrukturen ablegen. Es wird sie schlicht nicht mehr geben. Auch Metadaten werden passé sein.

Weshalb? Weil die KI unsere Anfragen aus dem gesamten vorhandenen Wissenspool in Echtzeit beantworten und ggf. gleichzeitig um Ausarbeitungen ergänzen kann.

Von der Textsuche zum Dialog

Wie auch immer wir in Datenbeständen suchen, stets bedarf es bisher der Eingabe von Suchbeschreibungen, sei es per Text- oder Spracheingabe.

Künftig werden uns Dokumente oder auch nur gezielt ein Dokument nach einer mehr oder weniger intensiven Konversation mit der KI geliefert werden, in der diese eine klare Eingrenzung auf unseren Recherchewunsch hin vornehmen und uns mit einem klaren Ergebnis versorgen wird. Dafür sorgen die KI-Sprachmodelle, auf die wir oben schon hingewiesen haben (erster Abschnitt, "Vom Speichern zum Verstehen"). Dabei werden wir uns daran gewöhnen, nicht mehr nach einem bestimmten Dokument zu fragen, sondern nach einem inhaltlichen Kontext ("Welche Festlegungen sind in den Vorstandssitzungen zwischen den Monaten X und Y getroffen worden?). Ein ähnliches Frageverhalten bieten schon bekannte Chat-Bots, wie ChatGPT von OpenAI, Google Gemini und Microsoft Copilot – und in besonderer Weise z.B. die französischen KI-Tools Mistral AI und Perplexity AI, die qualitativ hochwertige Quellangaben mitliefern und EU-DSGVO-Compliancevorgaben abdecken.

Derartige Chat-Bots werden unmittelbar in die führenden Systemen der Unternehmen implementiert werden, ähnlich, wie ChatGPT ein Teil von Microsoft Copilot wurde. So wird gewährleistet, dass alles notwendige Wissen unabhängig von der aktuell genutzten Applikation übergreifend abrufbar ist.

KI wird somit

• stets den gesamten Wissenspool eines Unternehmens im Fokus haben,

• Antworten aus Dokumenten und Daten zusammenfassen sowie weiterführende, überlegenswerte Aspekte auf Wunsch hinzufügen,

• ggf. Widersprüche aufzeigen und

• die benutzen Quellen transparent angeben und mit Links versehen, um sich über Inhalte vergewissern und ggf. jederzeit noch tiefere Recherchen anstellen zu können.

Gerade notwendiges Wissen zu einem Sachverhalt muss demnach künftig nicht mehr aufwändig selbst recherchiert und erarbeitet werden, sondern steht in wenigen Augenblicken aufbereitet zur Verfügung.

Von reiner Wiedergabe von Inhalten zu kontextbezogenem Mit- und Weiterdenken

Recherchen dienen derzeit der reinen Wiedergabe von Dokument- oder anderen Datei-Inhalten.

KI wird für ein neues Level sorgen, indem

• nicht nur Informationen wiedergegeben werden, sondern Inhalte analysiert und sich daraus ergebende Punkte mit dem Anwender diskutiert und weitergedacht werden,
• Dokumente inhaltlich automatisch „überwacht“ werden; läuft etwa ein Vertrag in absehbarer Zeit aus, benötigt man nicht mehr eines der bisherigen Vertragsmanagement-Systeme, sondern kann dies durch die KI überwachen lassen – und ggf. auf Basis weiterer vorliegender Informationen für den automatisierten Entwurf einer Entscheidungsvorlage mit Begründung für eine Vertragsauflösung oder aber -weiterführung dienen,
• die Einhaltung regulativer gesetzlicher Vorgaben erfolgt,
• z.B. Sitzungsprotokolle automatisch ausgewertet können und Basis neuer Tagungseinladungen werden, womöglich ergänzt um einen Agenda-Vorschlag für die nächste Sitzung

Von Versionierung zu automatischer Erstellung und Pflege

Wir hatten gerade schon darauf hingewiesen, dass KI künftig automatisch Entwürfe und Entscheidungsvorlagen für prinzipiell alle fachlichen Disziplinen erstellen kann.

Darüber hinaus kann KI dafür sorgen, dass Inhalte einer permanenten Pflege unterliegen und somit stets à jour sind, indem z.B.

• Dokumente und Dokumentvorlagen auf Basis aktueller Informationen laufend aktualisiert werden (etwa Preislisten, Reiseinformationen u.a.m.) und

• Inhalte an bestimmte Zielgruppen zusammengefasst und angepasst werden (z.B. für Management-Versionen oder Fachpersonal)

Vom Wissensverlust zu kollektivem Wissenserhalt und Entscheidungsvorteilen

Aktuelle Dokumente und Daten bilden die "Kronjuwelen" eines Unternehmens.

KI ermöglicht, dass

• Wissen für alle im Unternehmen erhalten bleibt – und nicht durch ausscheidende Mitarbeiter verloren geht sowie
• Zusammenhänge zu früheren Projekten, Personen, Risiken und Entscheidungen auch nach Jahrzehnten noch jederzeit nachvollzogen werden können

Von ungeschützten Daten zu Governance und Revisionssicherheit (IT-Sicherheit, Datenschutz, IT-Compliance)

KI unterstützt u.a. bei

• der Überwachung von Zugriffskontrollen und weiterem Monitoring,

• dem Erkennen und melden sensibler Inhalte an Verantwortliche Mitarbeiter,

• der Vorbereitung und Nachvollziehbarkeit für Audits bis hin zu KRITIS-Vorgängen, weiteren Compliance-Checks, Prüfungen durch Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Abnahmen und Zertifizierungen

___

Zum Thema KI siehe auch folgende Beiträge:

Künstliche Intelligenz | Aktueller KI-Einsatz in dokumentbezogenen Prozessen

Künstliche Intelligenz | Erfolgsfaktoren, die zum KI-Boom geführt haben