Consultec - Dr. Ernst GmbH

KI nimmt immer mehr Raum in unserem Privatleben ein; teilweise, ohne dass wir es bemerken. In Logistikzentren sorgen „intelligente“ Hochregalsysteme für gezielte und schnelle Lieferketten, die uns in den Portalen von DHL, UPS & Co. jederzeit einen Überblick über den Versand oder eine anstehende Lieferung verschaffen. Auch was den Umgang mit Sprachen angeht, sind KI-Lösungen schon sehr leistungsfähig: Moderne Apps erlauben bereits simultane Übersetzungen zwischen nahezu beliebigen Sprachen. Babylonische Sprachverwirrung war einmal.

Wie sieht es in anderen IT-Anwendungsfeldern aus und was ist dort mittels KI an Optimierungsmöglichkeiten zu erwarten? Wenden wir uns einmal einem IT-Bereich zu, den prinzipiell alle Leser kennen dürften: dem Umgang mit Dokumenten.

Nachfolgend haben wir aufgeführt, welche Möglichkeiten durch KI-Einsatz schon heute in diesem Anwendungsbereich möglich sind.

Dokumenteneingang und -erfassung

KI macht manuelles Sortieren unnötig und führt zu rascheren Prozessen durch automatische

OCR- & Handschriftenerkennung (selbst bei schlechter Scanqualität),
Dokumentklassifikation (Erkennen von Dokumentenarten, wie z.B. einer Rechnung oder einem Dienstleistervertrag),
Metadatenerkennung und -vergabe (Vergabe von Metadaten durch Erkennung der Inhalte | Übernahme von Metadaten aus Drittsystemen, wie z.B. E-Mail-Programmen) und
Spracherkennung für die Transkription gesprochener Inhalte bei der automatischen Erstellung von Dokumenten (z. B. bei Diktaten und Calls)

Datenextraktion und Strukturierung

KI führt zu höherer Dunkelverarbeitung bei der Erfassung und in weiterverarbeitenden Dritt-Systemen sowie zu geringeren Fehlerraten durch

Extraktion relevanter Felder (sehr effizient bei der Rechnungseingangsbearbeitung für das Auslesen von Leistungspositionen, Kontoangaben und Beträgen),
Plausibilitätsprüfungen (z.B. die Richtigkeit von Rechnungspositionen gegenüber einer Bestellung)
Umgang mit unstrukturierten Dokumenten (PDFs, E-Mails) sowie durch
sog. Volltexindexierungen aller Dokumente, so dass auch Textteile oder semantische Zusammenhänge im Gesamtbestand wiedergefunden werden

Prüfung, Validierung und Compliance

KI verringert Unternehmensrisiken und sorgt für eine hohe Datenqualität durch

den Abgleich gegen regulative Vorgaben und Policies,
die Überwachung von Fristen,
das Erkennen von Abweichungen oder Risiken,
die Einhaltung des Datenschutzes, z.B. von EU-DSGVO-Anforderungen

Inhaltliche Analyse und Verständnis

KI ermöglicht raschere und vor allem fundierte Entscheidungsempfehlungen durch

Zusammenfassung langer Dokumente,
inhaltlichen Vergleich und Auswertung von Dokumentinhalten (z. B. bei Konzepten, Verträgen, Berechnungsgrundlagen) und
semantische Suchen, die auch natürlich-sprachlich erfolgen können („Zeige mir alle Verträge, die innerhalb der nächsten sechs Monate auslaufen“)

Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten

KI sorgt für konsistente Unternehmensauftritte nach außen und innen sowie deutliche Zeitersparnis durch

automatische Textentwürfe auf Basis von Vorlagen, Texten und Daten,
sprachliche Optimierungen (klarer, rechtssicherer, kundenfreundlicher),
eine einheitliche Terminologie und Corporate Language bzw. Corporate Identity und
die Erstellung, Pflege und Nutzung mehrsprachiger Dokumente (inkl. Übersetzung)

Workflow-Steuerung und Automatisierung

KI ermöglicht eine höhere Transparenz in den Geschäftsprozessen und schnellere Durchlaufzeiten durch

intelligentes Routing an die entsprechenden Mitarbeiter, Vorgänge und nachgelagerten Systeme,
die Vorhersage von Bearbeitungszeiten und Engpässen,
eine automatische Eskalation bei Abweichungen sowie
RPA (Robotic Process Automation)) bei der Automatisierung zwischen zwei Systemen; Software-Bots führen dabei repetitive, regelbasierte Aufgaben über verschiedene Anwendungen hinweg autonom aus (z.B. für Datenerhebung, Formularverarbeitung, Rechnungsstellung, Datensynchronisation zwischen IT-Systemen)

Archivierung und Wissensnutzung

KI sorgt schon heute dafür, dass Dokumentenmanagement-Systeme und Langzeitarchive wirklich inhaltlich nutzbar und nicht nur gespeichert werden – und zwar durch

intelligente Verschlagwortung,
automatische Aufbewahrungsfristen,
jederzeitige Wiederauffindbarkeit sowie
Wissensextraktion aus Altbeständen (wenn auch noch recht rudimentär)

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Zum Thema KI siehe auch folgende Beiträge:

Künstliche Intelligenz | KI-Vision für das Dokumentenmanagement

Künstliche Intelligenz | Erfolgsfaktoren, die zum KI-Boom geführt haben